Заказчики: Солитон Самара; Информационные технологии Подрядчики: Медиалюкс Продукт: Дело (ЭОС)Дата проекта: 2020/10 — 2020/11
|
2021: Внедрение СЭД «Дело»
АО «НИИ «Солитон» внедрило СЭД «ДЕЛО». Об этом 27 апреля 2021 года сообщила компания Электронные офисные системы (ЭОС).
Осенью 2020 года руководство и ИТ-служба института пришли к совместному решению, что для повышения эффективности работы аппарата управления необходимо внедрить систему электронного документооборота. Предполагалось, что перевод с помощью инструментария СЭД работы с входящей корреспонденцией в электронный вид даст «на выходе» улучшение исполнительской дисциплины, сократит время поиска документов и обеспечит подконтрольность исполнения поручений руководства.
С сентября по ноябрь 2020 года специалисты компании «Медиалюкс», партнера ЭОС в Башкортостане (именно там и расположен АО «НИИ «Солитон»), занималась внедрением в институте СЭД «ДЕЛО». Пакет решаемых задач был достаточно стандартным, свойственным практически любому проекту внедрения СЭД. Средствами системы электронного документооборота требовалось обеспечить:
- регистрацию входящей корреспонденции;
- перевод документов на бумажных носителях в электронный вид;
- реализовать передачу документа на рассмотрение в электронном виде;
- утверждение проектов резолюции;
- ввод подчиненной резолюции нижестоящим руководителем;
- ввод исполнителями отчетов об исполнении в электронном виде;
- поиск исполненных поручений и снятие исполненных поручений с контроля;
- поиск документов и поручений.
В системе «ДЕЛО» практически вся указанная выше функциональность присутствует уже в коробочном варианте. Необходимо было только определиться с видами пользовательских рабочих мест, их количеством и типом лицензирования. В результате заказчикам приобретено и установлено одно АРМ «толстого клиента» (для регистратора), остальные пользователи получили рабочие места с веб-интерфейсами. Часть лицензий на АРМ «ДЕЛО-Web» конкурентные, то есть позволяющие работать в СЭД не одному, а нескольким пользователям в режиме разделения времени.TAdviser выпустил новую карту «Цифровизация банков»
Ожидания, которые возлагал заказчик на СЭД «ДЕЛО», вполне оправдались. В частности, сократились сроки рассмотрения, согласования и исполнения документов. Исполнительская дисциплина повысилась. Улучшилось взаимодействие между отдельными исполнителями и подразделениям. Уменьшились затраты времени на создание, согласование и утверждение документации за счет обеспечения коллективного доступа и контроля сроков исполнения каждого этапа. Сотрудники получили мгновенный доступ к любому созданному и зарегистрированному в системе документу. Появилась возможность оперативно вносить исправления и предоставить разграниченный по исполнителям доступ к документам.
В целом результат заказчиком признан успешным, так как задачи, озвученные на старте проекта, решены, и эффективность работы аппарата управления выросла. В планах руководства НИИ – подключить больше сотрудников организации к процессу электронного документооборота и обеспечить рабочими местами в СЭД каждого специалиста аппарата управления и канцелярии.